III. rész: Projektterületek a Google Chat-ben

Bevezetés

A Google Chat egy sokoldalú kommunikációs platform, amely számos módot kínál a közös munkára és kapcsolattartásra. Az egyik legfontosabb funkciója a projektterületek létrehozásának és kezelésének lehetősége, amelyek megosztott virtuális helyiségek, kifejezetten bizonyos projektekhez vagy csapatokhoz tervezve. Ebben a cikkben bemutatjuk a projektterületek különböző felhasználási módjait, és összehasonlítjuk őket az egyéni és csoportos csevegésekkel. Megmutatjuk, hogyan hozhat létre és kezelhet projektterületeket, hogyan csatlakozhat és hogyan használhatja a keresési lehetőségeket, valamint hogyan működhet együtt hatékonyabban a projektek megvalósítása során a Google Chat projektterületek segítségével. Legyen szó munkatársakkal való együttműködésről vagy szociális események szervezéséről, a Google Chat projektterületek segíthetnek Önnek abban, hogy jól szervezetten dolgozhasson és kezében tarthassa a dolgokat. Merüljünk el a részletekben!

Funkciók

• projektterületet hozhat létre tartós beszélgetésekhez, több csevegési szállal

• hozzáadhat vagy eltávolíthat résztvevőket

• megoszthat fájlokat és feladatokat egy csoporttal

Miről fogunk tanulni

• A projektterületek különböző felhasználási módjai

• Összehasonlítás az egyéni és csoportos csevegéssel

• Projektterület keresése és létrehozása

• Csatlakozás és keresés a projektterületen belül

• Projektekben való jobb együttműködés

A projektterületek felhasználási lehetőségei

A csapatok kapcsolattartásának hatékony módja

• Tudásmegosztás és közösségépítés

• Egy adott téma vagy esemény előzményeinek tárolása

• Kapcsolat kialakítása közös érdeklődési körök mentén

• Projektterületek keresése és csatlakozás

Funkciók

• Témában rendezett beszélgetési szálak és összefoglalók a kommunikáció szervezettségének és keresési hatékonyságának javítása érdekében

• Fájlmegosztás és feladatok hozzárendelése a kommunikáció hatékonyságának növelése érdekében

Projektterület létrehozás

Miről fogunk tanulni

• Projektterület létrehozása

• Személyek hozzáadása és eltávolítása

• Csoportos beszélgetés átalakítása projektterületté

Projektterület létrehozása

1. Kattintson az Új csevegés gombra

2. Válassza a Projektterület létrehozása lehetőséget

3. Írja be a projektterült nevét és adjon egy leírást

4. Külső résztvevők a projektterülethez való csatlakozásának engedélyezéséhez jelölje be az A csatlakozás engedélyezése a szervezeten kívüli személyeknek lehetőséget.

Megjegyzés: A projektterület létrehozása után ez a beállítás nem változtatható.

Továbbá, az Ön adminisztrátorának beállításaitól függően előfordulhat, hogy nincs ilyen lehetősége.

5. Kattintson a Létrehozás gombra

Tag hozzáadása

A projektterület létrehozása követően lehet felvenni tagokat.

1. Nyissa meg a projektterületet

2. Kattintson a projektterület nevére

3. Válassza a Tagok kezelése lehetőséget

4. Kattintson a hozzáadni kívánt személy nevére.

A név listában történő megtalálása érdekében a Személyek, helyek és üzenetek keresése nevű sávba is gépelhet.

5. A befejezéshez kattintson a Hozzáadás gombre

A projektterület nevére kattintva kiválaszthatja a Tagok kezelése lehetőséget a tagok listájának megtekintéséhez.

A + gombra történő kattintással adhat hozzá tagokat a projektterülethez

A Meghívva fülre kattintva megtekinthetők azok a külső személyek, akik fel lettek kérve a csatlakozásra, de még nem fogadták el a meghívást.

Tag eltávolítása

1. Kattintson a Tagok kezelése gombra

2. Vigye az egeret a neve fölé, hogy megjelenjen a lehetőségek gomb

3. Kattintson a lehetőségek gombra

4. Válassza ez Eltávolítás a projektterületről lehetőséget

Csoportos beszélgetés átalakítása projektterületté

Ha már létrehozott egy csoportos beszélgetést, az átalakítható projektterületté.

A projektterület használatával adhat nevet a projektterületnek, megoszthat fájlokat és feladatokat rendelhet a tagokhoz a projektterületen belül.

1. A Csevegés panelen keresse meg és kattintson arra a csoportos beszélgetésre, amelyet projektterületté kíván alakítani.

2. A csoportos beszélgetés nevének legördülő menüjéből kattintson az A csevegés átalakítása projekkterületté lehetősgre.

3. Gépelje be a projektterület nevét, és választhat egy emojit is a projektterülethez

4. Kattintson a Kész gombra

Csatlakozás projektterülethez

Azon projektterületek listájának megtekintése, amelyekhez csatlakozott

Kattintson a Spaces fülre a Gmail-ben

Elérhető projektterületek keresése

1. Használja a keresés funkciót

2. Írja be a projektterület nevét a keresősávba

Lehetséges, hogy a projektterület neve megjelenik a javasolt lehetőségek között.

3. Ellenkező esetben kattintson az Enter billentyűre a billenyűzeten a keresés befejezéséhez és kattintson a Projektterületek fülre a találatoknál.

Azok a projektterületek, ahová meghívást kapott, a lista tetején foglalnak helyet.

4. Kattintson az Előnézet vagy a Csatlakozás gombra

Projektterület előnézete

• Olvashatja az üzeneteket

• Nem vehet részt a beszélgetésben

• Nem kap értesítéseket

Csatlakozás projektterülethez

• Válaszolja az üzenetekre

• Reagálhat és írhat új üzeneteket

• Kezelheti az értesítési beállításokat

A projektterület új üzenet értesítése beállításának megváltoztatása

1. Vigye az egeret a projektterület nevére a panelen belül, hogy a lehetőségek gomb megjelenjen

2. Kattintson a lehetőségek gombra

3. Válassza az értesítések lehetőséget

4. Válassza ki a kívánt lehetőséget a párbeszédpanelen.

Az Összes kiválasztása

• Értesítést fog kapni minden új üzenetről a projektterületen, illetve a követett témaszálakon belül

Megjegyzés: ha akarja látni az új válaszokat azokon a témaszálakon belül, ahová nem írt üzenetet vagy választ, dönthet a témaszál követése mellett.

Feliratkozás üzenetláncra

1. Nyissa meg a szálat

2. Kattintson a Követés gombra

Ahhoz, hogy a projektterületn belül az értesítések csak azokra a követett szálakra és az @említésekre vonatkozzanak, válassza a Követve lehetőséget a párbeszédablakban

3. Válassza a Ki lehetőséget, ha nem szeretne értesítéseket kapni a projektterületről

A Ki lehetőség választása

• Az @említések így is meg fognak jelenni a projektterület neve mellett egy piros pont formájában

• Nem fog a képernyőn értesítési hangot vagy banner-t

Értesítési beállítások elérése projektterület megnyitásával

1. Kattintson a projektterület nevére

2. Válassza ki a listából az Értesítések lehetőséget

Megjegyzés: Győződjön meg róla, hogy a Mentés gomb megnyomásával mentette az értesítési beállítások változtatásait.

Projektterület tagja

Hozzáadhat és eltávolíthat személyeket a csatlakozott projekterületen belül

Projektterületből történő kilépés

1. Keresse meg a projektterület nevét a listában

2. Vigye az egeret a projektterület neve fölé a lehetőségek megjelenítéséhez

3. Kattintson a lehetőségek gombra

4. Válassza a Kilépés lehetőséget

5. Kattintson a Kilépés gombra a párbeszédablakban

Másik lehetőségként megnyithatja a projektterületet, majd a projektterület nevére kattintva elérhetővé válnak ugyanezek a lehetőségek.

Újracsatlakozás projektterülethez

A keresősávban írja be a projektterült nevét és csatlakozzon újra.

A keresés funkció használata

• Segítségével megkereshető egy üzenet

• A keresés alapértelmezetten abban a beszélgetésben vagy projektterületen belül, amelyet éppen megtekint, de a keresés kiterjeszthető valamennyi projektterületre és beszélgetésre

• Szűkítse a keresését személyre, @említésre vagy fájltípusra

• A keresési eredmény megjeleníti az üzeneteket, illetve közvetlenül elérheti a találatok között szereplő szálat

Témaszálak

Válaszoljon közvetlenül az üzenetekre témaszál létrehozásával, így folytathatja a megbeszélést az adott témában.

Funkciók

• Beszélgetést folytathat abban a témában, ami Önt érdekli

• Nem töri meg a projektterület folyamát

• Értesítést küld az eredeti üzenet írójának

• Értesítést küld az @említett személyeknek vagy a választ íróknak

• Értesíti a szálat követő felhasználókat

Válasz az üzenetszálon belül

1. Vigye az egeret az üzenet felé

2. Kattiintson a Válasz az üzenetszálon belül lehetőségre

3. Írja be az üzenetét

4. Kattintson az üzenet küldésére

Megjegyzés: Használhat emojikat és GIF-eket, tölthet fel fájlokat, hozzáadhat videómegbeszélést és elérheti a Google Workspace eszközök menüjét a Drive fájlok vagy Naptár-meghívók hozzáadásához.

Együttműködés a projektterülten belül

Jellemzők

Fájlok

• Megtekintése

• Küldése

• Kezelése

A projektterületen megosztott fájlok listájának megtekintése

Kattintson a Fájlok fülre

Lehetőségek

• Feltölthet fájlokat és a típusuk függvényében megtekintheti az előnézetüket vagy szerkesztheti azokat.

• Hozzáadhatja a projektterületre feltöltött fájlokat a Drive-hoz.

• Ha a fájl már feltöltésre került a Drive-ra, akkor mozgathatja a fájlt a Drive-on belül.

Feladat létrehozása

• Menjen a Feladatok fülre

• Kattintson a Helyfeladat hozzáadása lehetőségre

Feladat létrehozása a projektterületre küldött üzenetből

1. Vigye az egeret az üzenetre a projektterületen belül

2. Kattintson a további lehetőségek gombra

3. Kattintson a Projektterületi feladat létrehozása lehetőségre

Megjegyzés: A feladatot átnevezheti, hozzárendelheti valakihez, vagy jelölhet ki határidőt annak létrehozása előtt.

Másik személynek vagy csoportnak küldött közvetlen üzenet esetén az üzenet törlésekor a beszélgetésben szereplő valamennyi résztvevő számára törlődik az üzenet.

Projektterület esetében az üzenet törlésre kerül, de az információ, miszerint az Üzenetet törölték, megjelenik a szerző képernyőjén.

Projektterület kezelési beállítások

Projektterület-kezelő

Amikor létrehoz egy projektterületet a Google Chat-ben, automatikusan projektterület-kezelővé válik.

A projektterület-kezelők neve mellett egy gyémánt ikon jelenik meg a tagok listájában és az üzenetfolyamban.

Jogosultságok

• Tagok hozzáadása és eltávolítása

• További projektterület-kezelők hozzáadása és eltávolítása

• Üzenetek törtlése az üzenetfolyamon belül, abban az esetben is, ha nem küldte el

• Az egész projektterület törtlése

• A projektterületekhez való hozzáférés korlátozása azokra a személyekre és csoportokra, akik a tagok között szerepelnek

• A projektterület felfedezhetővé tétele a szervezet tagjai számára, hogy megtalálhassák, megnézhessék és csatlakozhassanak hozzá

• A projektterület leírásának szerkesztése

Projektterület link kezelése

1. Kattintson a projektterület nevére

2. Válassza az A projektterületre mutató link másolása lehetőséget

Projektterület kezelése

Miről fogunk tanulni

• Projektterület-kezelő hozzárendelése és eltávolítása

• Projektterület hozzáférés kezelése

• Projektterület törlése

Projektterület-kezelő hozzárendelése vagy eltávolítása

Előléptetés projektterület-kezelővé

1. Kattintson a projektterület nevére

2. Kattintson a Tagok kezelése lehetőségre

3. Keresse mega kívánt személy nevét a tagok listájában

4. Kattintson a személy neve melletti lehetőségek gombra

5. Válassza az Előléptetés projektterület-kezelővé lehetősége

Megjegyzés: A személy neve mellett ezt követően láthatóvá válik a Projektterület-kezelő ikon

Projektterület-kezelő lefokozása

1. Kattintson a lehetőségek gombra a személy neve mellett

2. Válassza az A projektterület-kezelő lefokozása taggá lehetőséget

Projektterülethez való hozzáférés kezelése

1. Nyissa mega projektterületet

2. Kattintson a projektterület nevére

3. Kattintson a Tagok kezelése lehetőségre

4. A projektterület Hozzáférés beállítások közül a legördülő menüből válassza ki a kívánt célközönséget

Megjegyzés: Dönthet úgy, hogy egy korlátozott projektterületet kereshetővé tesz a szervezete számára, vagy egy kereshető projektterületet korlátozhat.

Projektterület törlése

1. Nyissa meg a projektterületet

2. Kattintson a nevére a lehetőségek megjelenítéséhez

3. Válassza a Törlés lehetőséget

4. A párbeszédpanelen kattintson újra a Törlés gombra

Megjegyzés: Amikor töröl egy projektterületet, a projektterület minden üzenete és projektfeladata is törlésre kerül.